Tendo como base a prevenção como melhor caminho para uma gestão eficiente, transparente, ética e conforme as boas práticas e a legislação, muitas empresas buscam no conceito de compliance os parâmetros para estruturar o controle e o fluxo de informação e dos processos diários.
A expressão compliance já era utilizada pelas empresas negociadas em bolsa ou sujeitas à legislações estrangeiras como USFCPA ou UK Bribery Act. No entanto, o termo ficou ainda mais conhecido a partir da implantação da Lei Geral de Proteção de Dados, Lei Federal nº. 13.709/2018, considerada um marco regulamentador da proteção e transferência de dados pessoais no Brasil.
O compliance tem como função primordial se fazer cumprir as normas para evitar problemas jurídicos ou reputacionais futuros, ou situações que coloquem em risco a integridade e a credibilidade da empresa.
Desta forma, o compliance cria uma série de normas de conduta e práticas para uniformizar os processos, atentando sempre para as normas técnicas e de segurança, bem como os diferentes tipos de legislação em vigor no Brasil.
O termo compliance deriva do inglês “to comply”, que significa estar em conformidade. Na prática, compliance tem como principais funções controlar riscos e promover segurança, garantindo o pleno cumprimento das normas e leis internas ou externas de uma empresa ou instituição.
No Brasil o tema ganhou destaque no governo Collor, em especial a partir de 2013 com a criação da lei anticorrupção de número 12.846.
Entre os principais pilares do compliance estão o mapeamento de riscos, os controles internos, a comunicação, os treinamentos, criação de canais de denúncia, entre outros. O compliance pode ser empresarial, trabalhista, fiscal, tributário, ambiental e da tecnologia da informação (TI).
Um dos principais objetivos do programa de compliance é ser um mecanismo de prevenção em relação ao cumprimento de normas, combate a fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro e desvio de condutas éticas.
Ele protege as organizações que adotam sua metodologia, assegurando melhor gestão de riscos jurídicos, o que impacta na qualidade, economia de recursos, produção sustentável, além de promover o fortalecimento da marca no mercado.
Ao adotar o compliance a empresa passa a construir uma cultura de conformidade, sem violar leis e normas regulatórias.
A principal vantagem do compliance é assegurar a gestão dos riscos no cumprimento das leis e regulamentos internos e externos, aplicáveis em toda cadeia produtiva.
Para isso os gestores precisam implementar ações que obedeçam às normas trabalhistas, judiciais, fiscais, ambientais, empresariais e tributárias.
Com isso é possível evitar fraudes, desvios, problemas judiciais, financeiros e de reputação. Entre as metas do programa de compliance, destacamos:
– Mapeamento das leis, normas, atos e regulamentações;
– Repassar confiança a todos os envolvidos no negócio;
– Prevenir e detectar possíveis riscos de compliance;
– Proteger a reputação da marca;
– Análise e prevenção de fraudes;
– Criar instrumentos normativos internos de controle;
– Promover auditorias periódicas;
– Integrar a área de compliance com todos os processos da empresa;
– Preparar manuais de conduta para toda equipe de trabalho;
– implantar uma cultura organizacional fundamentada na integridade e conformidade.
Ainda para o Compliance implantar uma gestão de riscos é essencial para se evitar perdas e prejuízos. São medidas que promovem o controle das operações, regulando as atividades, priorizando a transparência, a padronização dos processos e a otimização dos recursos.
Este é um dos principais objetivos do programa de compliance. Manter uma boa imagem da empresa gera maior confiança entre fornecedores e clientes, assegura a qualidade na atividade, economia de recursos e minimiza gastos com ações judiciais.
A imagem positiva de uma empresa no mercado é um reflexo de que ela respeita a legislação e todos os envolvidos no processo. Implantar compliance exige apoio técnico especializado, mapeamento de todo o processo e avaliações periódicas.
Uma assessoria pode ajudar na reorganização do negócio, criando um novo fluxo de trabalho e, em paralelo, alinhamento com as legislações trabalhista e tributária.
Desta forma, o compliance se tornou uma ferramenta que agrega valor ao negócio, gerando um ganho de confiabilidade no mercado.
Este é um dos principais patamares do compliance. O comprometimento de todos os envolvidos em um único objetivo, gerar maior segurança e satisfação na jornada de trabalho.
Com processos bem organizados há maior motivação de trabalho, baixos índices de estresse, maior qualidade de vida e no ambiente de trabalho.
Isso porque ao adotar a metodologia do compliance os funcionários não precisam se preocupar com atraso de salários, riscos de acidentes ou qualquer outro tipo de problema interno.
O código de ética e conduta e as políticas de compliance devem ser a base do compliance na empresa. São eles que determinam os direitos e as obrigações de todos os envolvidos no programa, bem como detalham os valores e os compromissos de conduta.
Ou seja, é um conjunto de regras e princípios que todos os funcionários, colaboradores e prestadores de serviço da empresa devem adotar. Elas devem ser claras e muito bem divulgadas dentro e fora da empresa.
São os controles internos que garantem a aplicabilidade na prática de todas as políticas de compliance.
O compliance prevê a criação de canais de denúncia seguros, onde os funcionários possam denunciar possíveis irregularidades ou desvios de conduta.
Eles fazem parte de uma comunicação eficiente e colaboram na criação de protocolos que solucionem os problemas. Estes canais de denúncias podem ser criados por meio de telefone ou e-mail.
Empresas que investem em treinamentos, comunicando de forma objetiva e clara os objetivos do compliance tendem a ter sucesso mais rapidamente no processo.
Isso pode ser realizado por meio da criação de conteúdos educativos, informativos, cursos presenciais ou on-line, palestras, workshop, avaliações, entre outros meios.
Este é um dos itens mais importantes do compliance. Monitoramento e investigação contínua exigem comprometimento e conhecimento de todas as áreas dentro da empresa.
O trabalho pode ser realizado por meio de auditorias periódicas e investigações quando surgir algum sinal de atos ilícitos ou antiéticos.
É preciso ainda, criar sanções e medidas disciplinares – verbais e escritas -, para quem infringir as regras. Dependendo do grau da gravidade, pode chegar à demissão.
Este é um dos tipos mais importantes do programa e exige conhecimento além do Direito. A empresa que atua no compliance jurídico deve conhecer o mercado financeiro, a legislação da área de atuação da empresa e dos clientes, bem como dominar outras línguas.
Ela deve atuar preventivamente para evitar a violação das leis, multas e processos judiciais. Isso poderia abalar a imagem da empresa, levando a redução de clientes, queda nas ações e, em casos mais graves, até a prisão dos responsáveis.
O compliance envolve várias áreas do Direito como o administrativo, tributário, ambiental, civil e o imobiliário.
A busca constante por melhoria nos processos internos, minimizando riscos e aumentando a credibilidade tem levado as empresas a adotarem o programa de compliance. Desta forma, evitam problemas legais, protegem a imagem no mercado, aumentando sua competitividade.
O termo vem do inglês to comply, que significa agir conforme as regras e os padrões estabelecidos.
Trata-se de um programa onde a integridade, a ética e a adequação dos negócios estão intimamente relacionados e sujeitos às sanções legais. O compliance se aplica tanto às legislações, como às normas e atos internos e externos da empresa.
Para isso deve envolver todos os escalões operacionais e administrativos da organização, investigando, monitorando e identificando possíveis falhas e erros.
O compliance oferece uma oportunidade para que a empresa teste seus processos, invista em tecnologia e possa se destacar no mercado, fidelizando seus clientes e parceiros.
